Chữ ký số là gì? Doanh nghiệp có cần thiết sử dụng chữ ký số không?
Hiện nay chữ ký số đang được sử dụng phổ biến trong công việc và đời sống, đối với doanh nghiệp thì chữ ký số có chức năng giúp cho DN thuận tiện hơn trong việc giao dịch điện tử và quản lý chứng từ. Vậy chữ ký số là gì?
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì:
“ Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số chính là các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân đã được mã hóa, dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.
- Chức năng của chữ ký số
Đối với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật. Chức năng của chữ ký số:
- Thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số: Ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm…
- Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư
- Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử, ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước.
- Sử dụng để kê khai thuế, nộp thuế trực tuyến, BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử…
- Ký xuất hóa đơn điện tử
- Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
– Tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP., Bắt buộc ký bằng chữ ký điện tử trên Hóa đơn điện tử
– Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.
- Chi phí đăng ký chữ ký số là bao nhiêu? Nên lựa chọn nhà cung cấp nào?
Hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp dịch vụ Chứng thực chữ ký số với chi phí và dịch vụ khác nhau như: NEWTEL-CA; VNPT-CA; Viettel-CA; MISA; FPT.CA; Vina-ca; Bkav.
( Chi phí dao động từ 1-3tr)
Mỗi nhà cung cấp có những thế mạnh riêng, Tuy nhiên, bạn cũng không nên vì quá ham rẻ mà lựa chọn nhà cung cấp không tốt vì sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp sau này, đồng thời vấn đề dịch vụ sau cũng là mối quan tâm hàng đầu khi lựa chọn. Nhiều đại lý, nhà cung cấp chữ ký số sau khi bán chữ ký số cho bạn với mức giá rẻ hơn thị trường nhiều thường bỏ mặc bạn với những lỗi gặp phải khi sử dụng mà không hề có những hướng dẫn, hỗ trợ khiến cho bạn vì chờ đợi hỗ trợ quá lâu, ảnh hưởng đến hiệu quả tiến độ, làm gián đoạn công việc khiến doanh nghiệp đành phải “ngậm ngùi” mua mới chữ ký số. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp đó là tốt, có thể hỗ trợ bất cứ khi nào doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình sử dụng
Luật Gia Phúc với kinh nghiệm tư vấn về thuế cho Doanh nghiệp hơn 10 năm, chúng tôi cung cấp những thông tin hữu ích nhất cho khách hàng khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số để khách hàng hoàn toàn yên tâm trong quá trình hoạt động.
Để hiểu rõ hơn về chữ ký số hay thủ tục đăng ký chữ ký số, Luật Gia Phúc cung cấp dịch vụ tư vấn hoàn toàn miễn phí qua hotline: 0962 720 696! Xin chân thành cảm ơn!
